Konec ručního „datlování“. Automatizace 70 % objednávek pro Ahifi.cz

Ahifi.cz je e-shop se širokým sortimentem auto-hifi, autokosmetiky a odhlučnění vozidel. Nabízí obrovské množství produktů a denně musí procesovat stovky příchozích objednávek.

S rostoucím objemem objednávek narazil klient na limity lidských sil. Zaměstnanci byli přetížení ručním párováním plateb, vystavováním faktur a kontrolou skladů. Procesy byly navíc roztříštěné do více rozhraní a vnitřní systém byl nekonzistentní. Cílem bylo zbavit lidi nezáživné rutiny, vyřešit zastupitelnost a sjednotit řízení e-shopu do jednoho funkčního nástroje.

Nešlo jen o techniku, ale o pochopení byznysu. Začali jsme analýzou procesů a auditem systémů.

• Jako jádro automatizace jsme zvolili účetní systém FlexiBee. Díky našemu partnerství a know-how jsme integraci zvládli až 10× rychleji než u jiných ERP systémů.
• Jednotlivé procesy (párování plateb, fakturace, expedice) jsme nastavili nezávisle na sobě. Pokud jeden vypadne, zbytek běží dál.
• Vše jsme svedli do jednoho nástroje, takže zaměstnanci nemusí přepínat mezi systémy.
• Aby nebyl klient závislý na nás, vytvořili jsme podrobnou dokumentaci a tým Ahifi.cz zaškolili.

Automatizace nahradila lidskou práci tam, kde to dávalo největší smysl.

• Podařilo se nám automatizovat více než 70 % objednávek. Většina objednávek projde procesem od přijetí až po pokyn do skladu zcela automaticky.
• Odstraněním ručního přepisování dat zmizely zbytečné chyby.
• Firma nemusí hledat nové lidi na administrativu, stávající zaměstnanci se věnují odbornější práci.
• I při výpadku části systému je zajištěn provoz díky nezávislosti procesů.