Případové studie
Provozujete e-shop, který má velkou agendu a denně stovky příchozích objednávek? Zaměstnáváte lidi, kteří tyto objednávky zpracovávají? Využijte potenciál vašich zaměstnanců a nechte rutinní, nezáživnou práci vykonávat stroj. Ušetříte náklady a vyvarujete se zbytečným chybám.

Každý zběhlý e-shopař dobře ví, že za doručením balíčku k zákazníkovi stojí spousta práce. Vystavení faktury, příjemky a výdejky zboží, kontrola naskladnění, párování plateb, dobírky. Pomůžeme vám od tohoto břemena. Jak? Automatizací!

automatizace zpracování objednávek

7 hlavních problémů, které s automatizací už nebudete řešit

Pokud se rozhodnete nastavit automatizaci objednávek na váš e-shop, ulehčíme vám hned v několika krocích. Jaké problémy vám pomůže automatizace objednávek vyřešit?

  • Ruční párování a vyřizování objednávek,
  • nekonzistentní vnitřní systém,
  • nepřehledné procesy,
  • spravování procesu objednávky ve více rozhraních (převedeme vše do 1 nástroje).
  • hledání nových pracovních sil,
  • zastupitelnost,
  • přetíženost zaměstnanců.

Spustili jsme automatizaci zpracování objednávek na e-shopu Ahifi.cz

Obchod Ahifi.cz nabízí široký sortiment autohifi a autokosmetiky. Dále také odhlučnění vozidel a montáž antiradarů. Reproduktory, subwoofery, zesilovače. No je toho opravdu hodně, co je možné si u Ahifi pořídit. Také proto jsme se s klientem domluvili na nasazení automatizace zpracování objednávek, aby se ulehčila práce zaměstnancům, kteří už jí nestíhali obstarávat.

ahifi eshop

S čím na Ahifi potřebovali nejvíce pomoci

Cíl automatizace byl jasný. Převést proces zpracování objednávek do automatizované podoby, ušetřit čas za vyplňování a spárovat všechny rozdílně fungující systémy dohromady. Procesy uvnitř firmy byly navíc z počátku dost nekonzistentní a bylo potřeba celé interní vedení objednávek pochopit. A to od základu.

Postup při zavádění automatizace objednávek

  1. Analýza projektu klienta a pochopení vnitřních procesů. Všechny firmy mají svá specifika, výjimky, nedostatky. Museli jsme nahlédnout do úplných základů a práci zaměstnanců plně pochopit. Se všemi „odchylkami“.
  2. Audit všech systémů, které jsou do fungování e-shopu zapojeny.
  3. Koncepční návrh řešení, jak celá automatizace bude fungovat. Navržené řešení klientovi podrobně vysvětlujeme a společně sepisujeme další dotazy a body, které vyplývají. Postupně dále zapracováváme.
  4. Realizace. Nasazení automatizace je dopředu rozfázované a jdeme po dílčích krocích. Nemůže se tak stát, že by se při zprovoznění stala chyba a celý e-shop najednou objednávky nezpracovával.
  5. Zaškolení. Naše práce nekončí realizační fází. Samotné zaměstnance firmy naučíme pracovat s celým procesem. Protože tak jako lidé musí být zastupitelní, i stroj může občas potřebovat „vystřídat“.
  6. Dokumentace. Právě pro případy, kdy by automatizovaný systém na čas vypadl z provozu, je potřeba, aby ho měl kdo nahradit. Proto sepisujeme podrobnou dokumentaci, díky které zaměstnanci vnitřní procesy pochopí.


„Menší část samotné realizace je ta většina odvedené práce. Na konci realizace už zbývají detaily a doplňky, které nejsou pro samotné fungování automatizace tolik důležité.“  Tomáš Pilát

Co nám při práci ušetřilo čas i nervy

1. Flexibee – řešení, díky kterému byla práce 10x rychlejší

Naším cílem bylo všechno dostat na jedno místo. Do FlexiBee. Jedná se o online účetní program, který je středobodem všech objednávkových procesů e-shopu. Je jednoduchý, bezpečný a snadno napojitelný na externí aplikace. Proto jsme se stali FlexiBee partnerem a práce v něm je pro nás z hlediska IT mnohem pohodlnější. Díky našim předchozím zkušenostem s FlexiBee jsme automatizaci pro Ahifi stihli až 10x rychleji, než u jiných ERP systémů (podnikový informační systém).

Například účetní program Pohoda, se kterým se u našich zákazníků často setkáváme, je pro nás v rámci automatizace hůře propojitelný. I s tím si však dokážeme poradit. Automatizaci objednávek vám nasadíme na většinu účetních systémů.

2. Reálné zkušenosti s e-shopařením

Je pravdou, že u nás ve firmě děláme weby a e-shopy. To nám však neumožňuje nahlédnout do celého procesu, který se za tím vším skrývá. Účetnictví, příjem a výdej zboží, faktury. Máme velké štěstí, že někteří z nás svůj vlastní e-shop vedou, a dokáží tak domyslet funkce do posledního detailu.

Výsledek – více jak 70 % automatizovaných objednávek na e-shopu

V současné době se nám na Ahifi podařilo automatizovat více než 70 % všech objednávek (až do skladu). Říkáte si, proč ne 100 %? Aktuální číslo se bude postupem času zvyšovat, ale stále do procesu vstupuje pár otazníků, které musíme co „nejchytřeji“ vyřešit. Například se jedná o slovenské objednávky a DIČ, které prozatím nemohou automatizací procházet.

Všechny mechanismy napojené na objednávkový proces jsme naučili rozumět si mezi sebou, aby do sebe zapadaly a mohly společně mluvit jedním „jazykem“.

Platební brány vybraných českých bank jsou na e-shop napojené a zařazené do automatizace.

automatizace objednávek

Nasazené automatické procesy jsou na sobě úplně nezávislé. Jejich postupy pracují separátně, a tak v případě potřeby můžeme část vyřadit z provozu a dočasně nahradit lidskou silou. Ostatní procesy však stále poběží automaticky.

 

Automatizované zpracování objednávek nefunguje na základě kouzel. Jde o logický a promyšlený systém, který nahradí lidský článek a zvládne větší množství práce. Jedná se o investici, která se vám velice rychle vrátí. Ušetří vám zaměstnance ve firmě, kteří nyní objednávky zpracovávají ručně. Zkuste si sami spočítat, co vám vyjde lépe.

Chcete se na automatizaci podívat více do hloubky? Ozvěte se nám a můžeme společně najít nejlepší řešení pro vaše online podnikání. Nic není neřešitelné. A pokud máte neřešitelné, je to pro nás o to větší výzvou.

Gabriela Antalová

Obsahový kreativec a správce e-mailových kampaníVíce o mně