V dnešním článku jsme se rozhodli zaměřit se na otázku, proč je pro každý projekt tak důležité zadání projektu spolu se správně sepsanou poptávkou. Pokusíme se vám co nejlépe vysvětlit hlavní rozdíly mezi poptávkou a zadáním, dále se pak zaměříme na to, co by zmíněné dokumenty měly obsahovat. A protože víme, že je těžké představit si na začátku projektu to, co přesně se v průběhu bude řešit a proč vlastně potřebujeme kvalitní zadání, použijeme příklad s oblíbenou tématikou cesty z Brna do Prahy (pro pražáky klidně z Prahy do Brna).
K předesílanému příkladu si představte, že plánujete cestu z Brna do Prahy a uvědomte si její hlavní cíle. Předpokládanými cíli bude pravděpodobně to, že dorazíte do Prahy, že přijedete včas na předem domluvenou schůzku (pomiňme fakt, že cesta autem je nyní vyloučena) a že za cestu zaplatíte rozumnou částku. Aplikováno na naši problematiku, když toto sepíšete (je to jeden z nejdůležitějších kroků), tak již máte pro tuto cestu připravenou jednoduchou poptávku. A to ani nemusíte tušit, jaké jsou dostupné možnosti přepravy, kolik cesta stojí a kolik hodin na cestě strávíte. U tvorby webu může být například cílem, že zvýšíte obrat o 80 % a více lidí bude nakupovat přes mobilní zařízení.
Nyní přejdeme k zadání. Při plánování cesty do Prahy máte v zásadě dvě možnosti. První je, že si nastudujete benefity, rizika, ceny a vše okolo pro cestu vlakem, autobusem i autem. Nad výběrem strávíte desítky minut a nakonec se rozhodnete pro cestu autem, která se jeví jako nejrychlejší a nejkomfortnější, protože máte nové superauto. Ač jste si zdánlivě zvolili tu nejlepší variantu, nakonec však strávíte 4 hodiny v koloně, schůzku tak nestihnete a do Prahy nakonec také nedojedete, protože už to postrádá význam.
V poptávce se také musí kromě cíle objevit, co požadujeme a co očekáváme od dodavatele. Vytvoření poptávky zabere maximálně pár desítek minut a musíte ji zvládnout připravit vy. Na odbornících už je pak samotná specifikace zadání.
Podrobněji toto téma rozebírají např. pánové Jan Řezáč a Jan Kvasnička ve svém Videokurzu Strategický webdesign, od kterých jsme částečně čerpali.
Jak probíhá příprava zadání projektu u nás? Ke každému klientovi přistupujeme individuálně, držíme se však pevných milníků, které bychom s klientem měli vždy projít.
Na úvodní schůzce projdeme a upřesníme s klientem jeho poptávku, ptáme se na důležité otázky ohledně projektu, stanovíme si cíle.
Ve chvíli, kdy s klientem vyřešíme základní otázky stanovení cílů a poznáme specifika jeho oboru a projektu, navrhujeme společně cesty, jak dosáhnout cílů. Dále specifikujeme požadavky na realizovaný web/e-shop, stanovujeme cenu a termín dokončení projektu.
Připravíme kartu projektu, jejíž součástí je harmonogram práce na projektu. Stanovujeme termíny, kdy proběhnou konkrétní práce a kdy je třeba dodat podklady, také nastavujeme komunikaci, která probíhá na měsíční bázi.
K předesílanému příkladu si představte, že plánujete cestu z Brna do Prahy a uvědomte si její hlavní cíle. Předpokládanými cíli bude pravděpodobně to, že dorazíte do Prahy, že přijedete včas na předem domluvenou schůzku (pomiňme fakt, že cesta autem je nyní vyloučena) a že za cestu zaplatíte rozumnou částku. Aplikováno na naši problematiku, když toto sepíšete (je to jeden z nejdůležitějších kroků), tak již máte pro tuto cestu připravenou jednoduchou poptávku. A to ani nemusíte tušit, jaké jsou dostupné možnosti přepravy, kolik cesta stojí a kolik hodin na cestě strávíte. U tvorby webu může být například cílem, že zvýšíte obrat o 80 % a více lidí bude nakupovat přes mobilní zařízení.
Nyní přejdeme k zadání. Při plánování cesty do Prahy máte v zásadě dvě možnosti. První je, že si nastudujete benefity, rizika, ceny a vše okolo pro cestu vlakem, autobusem i autem. Nad výběrem strávíte desítky minut a nakonec se rozhodnete pro cestu autem, která se jeví jako nejrychlejší a nejkomfortnější, protože máte nové superauto. Ač jste si zdánlivě zvolili tu nejlepší variantu, nakonec však strávíte 4 hodiny v koloně, schůzku tak nestihnete a do Prahy nakonec také nedojedete, protože už to postrádá význam.
Druhá možnost je nechat si poradit například od svého kamaráda, který jezdí do Prahy každý druhý den. Ten ví, že ve středu je nejlepší jet vlakem, zároveň si stihnete udělat nějakou práci a to, co za cestu utratíte, po cestě ještě vyděláte.
Stejně jako při cestě do Prahy budete mít větší šanci na úspěch, dokonce to bude i finančně výhodnější, když vám zadání připraví profík, který zná prostředky z praxe, sleduje nové možnosti a pomůže vám k dosažení vašich cílů. Velký rozdíl při tvorbě webu je to, že neriskujete stovky korun, ale statisíce.
Proč potřebujete správně připravený brief a co je jeho cílem?
Správně připravené zadání (brief) jasně definuje cestu k cíli projektu. Programátor pomocí něj jasně pochopí vaše očekávání a odhalí slabá místa projektu, která by jej mohla ohrožovat. Uvidíte tak konkrétní kroky, které je třeba udělat, aby bylo dosaženo stanoveného cíle. V této chvíli už se nejedná pouze o neurčité představy, ale o jasně popsané, definované a srozumitelné zadání. Správně připravené zadání nám také určí konečnou cenu za projekt (ovšem i zde je nutné počítat s jistou variabilitou v důsledku možných změn a neočekávaných událostí v průběhu projektu).
„Cílem zadání je představit zákazníkovi, jakými konkrétními kroky dosáhnout cíle, který byl popsán v poptávce a minimalizace rozdílů mezi klientovými požadavky a tím, co může klientovi programátor nabídnout.“
Co by měla obsahovat kvalitní poptávka?
Poptávka definuje cíl, ke kterému chceme dojít. Tento cíl musí být definován metodou SMART, aby bylo v budoucnu možné vyhodnotit, zda cíle bylo dosaženo, či nikoliv. Proto je dobré vyvarovat se různým přirovnáním, jako např. “Chci mít web jako Alza”. Tento cíl nám nedefinuje, čeho chceme dosáhnout, a tak nemáme možnost ho v budoucnu jakkoli změřit. Když však uvedeme, že “Chceme do konce roku 2019 zvýšit tržby o 2 miliony Kč”, splňujeme zásady SMART a máme jasnou představu o tom, čeho má být dosaženo. V poptávce neuvádíme cestu, jak chceme cíle dosáhnout, protože to je předmětem následného zadání.V poptávce se také musí kromě cíle objevit, co požadujeme a co očekáváme od dodavatele. Vytvoření poptávky zabere maximálně pár desítek minut a musíte ji zvládnout připravit vy. Na odbornících už je pak samotná specifikace zadání.
A jak by taková kvalitní poptávka měla vypadat?
Kvalitní poptávka by mohla vypadat například takto: „Dobrý den, rádi bychom redesignovali web. Naším cílem je generovat do konce příštího roku třetinu tržeb z mobilních zařízení. Očekáváme od vás vytvoření zadání, webu, obsahu a optimalizace pro vyhledávače. Tento web by měl být spuštěn do konce tohoto roku.”
Již při tvorbě poptávky je nutné mít reálná očekávání a myslet na to, že kvalitní web, obzvlášť pokud se jedná o velký a rozsáhlý projekt, není vytvořen za pár dní nebo týdnů (a pokud ano, končí tyto projekty katastrofou). S poptávkou je tedy třeba přijít dopředu, aby celý projekt byl kvalitní a do detailu připravený.
Zadání
Proč je vůbec potřeba vytvářet zadání a jak správně zformulovat požadavky, aby bylo dosaženo nejlepších výsledků?- Zadání na tvorbu webových stránek není jen návod pro vývojáře, ale je především potřebné pro samotného zákazníka. Umožní vám lépe porozumět vlastním potřebám a odhalit případná slabá místa projektu.
- Cílem zadání na tvorbu webových stránek je minimalizace rozdílů mezi představami na obou stranách: zákazníka a programátora.
Co by mělo obsahovat zadání webu?
- Responzivní prototyp wireframe
- Technická a obsahová dokumentace
- Analýza klíčových slov
- Návrh informační architektury/struktury
- Marketingová strategie
Tvorba zadání
- Pochopení byznysu zákazníka
- Uživatelský výzkum
- Tvorba zadání
- Testování
- Technické zadání a integrace systémů
Specifikace
Detailní specifikace vzniká na základě odborné analýzy a je zpravidla řešena u velkých a komplikovaných projektů. Je časově i finančně náročná a náklady na ní jsou zahrnuty do celkové ceny projektu. U našich projektů většinou specifikujeme pouze kritická místa projektu.Podrobněji toto téma rozebírají např. pánové Jan Řezáč a Jan Kvasnička ve svém Videokurzu Strategický webdesign, od kterých jsme částečně čerpali.
Jak to děláme my
Výše jsme popsali důvody, proč je důležité rozlišovat poptávku, zadání a specifikaci projektu. Z popsaných důvodů považujeme tyto kroky za nejdůležitější fázi projektu, kde se rozhoduje o tom, jestli na konci spolupráce budete spokojeni a dodané řešení bude plnit stanovené cíle.Jak probíhá příprava zadání projektu u nás? Ke každému klientovi přistupujeme individuálně, držíme se však pevných milníků, které bychom s klientem měli vždy projít.
Na úvodní schůzce projdeme a upřesníme s klientem jeho poptávku, ptáme se na důležité otázky ohledně projektu, stanovíme si cíle.
Ve chvíli, kdy s klientem vyřešíme základní otázky stanovení cílů a poznáme specifika jeho oboru a projektu, navrhujeme společně cesty, jak dosáhnout cílů. Dále specifikujeme požadavky na realizovaný web/e-shop, stanovujeme cenu a termín dokončení projektu.
Připravíme kartu projektu, jejíž součástí je harmonogram práce na projektu. Stanovujeme termíny, kdy proběhnou konkrétní práce a kdy je třeba dodat podklady, také nastavujeme komunikaci, která probíhá na měsíční bázi.
