Ať už si to uvědomujeme, nebo ne, my lidé řídíme v životě nejrůznější projekty. Projekt, který má předem daný cíl, začátek a konec. Někdo je v tom přirozeně dobrý, jiný si však počíná hůře. A proto úspěšnost svých projektů můžeme zvýšit přenesením pozornosti a důrazu na způsob, jakým jsou tyto projekty řízeny.
Lidé vždy byli, jsou a budou schopni úspěšně realizovat své projekty všeho druhu. Tuto schopnost ale nemá každý a dobré řízení projektů není snadné. Právě proto se projektové řízení vyvinulo v samostatný obor, který v posledním půlstoletí systematicky zkoumalo mnoho úspěšných i neúspěšných projektů. Výsledkem byla mnohá doporučení, ze kterých časem vzešly ucelené metodologie pro zdárné vedení projektů od začátku až do konce.
Kvalitní projektové řízení ušetří mnoho sil při dosahování cílů zákazníků. Čím častěji projekty člověk řídí a čím jsou tyto projekty větší a dražší, tím důležitější je jejich úsporné a efektivní řízení. Pojďme se společně podívat na to, o čem že to projektové řízení vlastně a co obnáší.
Definice projektového řízení
- Projekt je činnost, která má jasně daný cíl, začátek a konec. Zdroje na jeho realizaci jsou omezené, a protože se vymyká běžné denní praxi, tak není předem jistý jeho výsledek. Ten může být hmotný i nehmotný: realizace stavby, nová webová stránka, uspořádání školního srazu nebo rekonstrukce koupelny – to vše jsou příklady projektů různého rozsahu.
- Projektové řízení je proces, ve kterém jednotlivci nebo organizace využívají své zdroje k realizaci projektů. (Stejný význam mají výrazy vedení či řízení projektů a anglické označení project management, které se běžně používá i u nás.)
- Metodologie projektového řízení představuje způsob řízení projektu. Tato metodika může být buď přejatá (např. PRINCE2 či PMBOK), a nebo vlastní, šitá na míru osobitým potřebám. Metodologií ovšem nenazýváme intuitivní přístupy řízení, protože jsou ve své podstatě nahodilé a tudíž neopakovatelné, nedefinovatelné a prakticky nesdělitelné.
Výhody lepšího řízení projektů
Při posuzování úspěšnosti projektu je asi nejdůležitější, zdali byl vůbec zdárně dokončen. Dalšími kritérii jsou pak kvalita výsledku, vynaložený čas a náklady.
Znalost kvalitní metodologie je předpokladem pro zvládnutí větších projektů a zároveň zajištění značné konkurenční výhody u zadavatelů. Další výhody se pak týkají hlavně organizace pracovních týmů – zavedení srozumitelné metodologie přináší opakovatelné metody a postupy, které se snáze sdělují novým členům projektového týmu a přispívají k lepšímu rozdělení pravomocí i zpřehlednění dokumentace.
Zásady úspěšných projektů
Úspěšné projektové řízení je závislé nejen na níže uvedených zásadách, ale zejména na dobrém hospodaření s časem. Následující body se mohou zdát jednoduché a jasné, ale hlavně u větších projektů může být obtížné všechny dodržet. Přitom pro ohrožení projektu stačí často porušit jedinou z nich. Proto pro úspěch projektu je dobré mít pod kontrolou všechny následující dílčí prvky.
- Cíle projektu – ujasnit si, čeho má projekt dosáhnout a zamyslet se, jestli je projekt realizovatelný nebo zdali neexistují nějaké lepší alternativy pro potřeby zákazníka.
- Podpora zadavatele – je-li projekt někým zadán, vyjednejte si hned na začátku od zadavatele jasnou podporu projektu včetně jeho závazků k dodání potřebných zdrojů (peněz, lidí, podkladů atd.).
- Projektový tým – lidé, se kterými spolupracujete a podílí se na projektu, jsou klíčem k dobrému výsledku, a proto je důležité mít schopné a zodpovědné členy.
- Pravomoci a odpovědnost – ve většině případů se na projektu podílí více osob, proto je potřeba jasně rozdělit pravomoci i odpovědnost, které určuje projektový manažer s celkovou odpovědností za výsledek, který kontroluje práci ostatních členů v týmu.
- Sledování kvality – je třeba určit požadavky na kvalitu výsledku a sledovat vývoj v průběhu celého projektu (pokud jsou kontroly prováděny průběžně zadavatelem, zaznamenávat jejich výsledky).
- Rozdělení na etapy/úkoly – projekty je dobré si rozdělit na snadno měřitelné a dosažitelné úseky/úkoly.
- Plánování – větší a složitější záměry vyžadují rámcové plánování celého projektu a podrobnější plánování jeho dílčích částí.
- Revize projektu – v pravidelných týdenních/měsíčních intervalech kontrolujte a vyhodnocujte projekt, jak se vyvíjí oproti původnímu plánu a není-li třeba pod vlivem nových okolností projekt pozměnit.
- Sledování souvislostí – žádný projekt neexistuje ve vzduchoprázdnu, a proto je potřeba věnovat náležitou pozornost komunikaci se všemi zainteresovanými lidmi a zvážit možné důsledky a dopady na projekt.
- Dokumentace – vedení přehledné dokumentace pro lepší přehled a budoucí návraty k projektu při jejich kontrole.
- Dokončení a předání – úspěšné ukončení projektu zahrnuje mimo jiné náležité předání celé dokumentace a výsledku projektu.
- Závěrečná rekapitulace – z každého ukončeného projektu je dobré se co nejvíce poučit a nikdy neopakovat stejné chyby.
Příklad z praxe
U každé zakázky je důležité dodržovat slíbené termíny, držet se plánu a dobře reagovat na případné změny. Určitě je potřeba zaměřit se na dobré plánování zdrojů (lidí, časů apod.), rozdělit projekt na měřitelné úseky včetně termínů jejich plnění (harmonogram). Tak například nezapomenete na to, abyste zabezpečili stránky certifikátem nebo nezapomněli vypnout při spuštění no-index. :-) K tomuto se využívají různé softwary pro řízení projektů, které usnadňují práci. Jako jeden z mnoha programů vám může posloužit software Active Collab, který používáme i u nás ve firmě. Dodržením výše zmíněných bodů dojdeme ke zdárnému a úspěšnému projektu a spokojenému zákazníkovi.
Závěr
Život nabízí k realizaci množství projektů nejen v podobě pracovních příležitostí, ale také vlastních vizí a výzev v osobním životě. Nejlepší je realizovat ty, na kterých nám záleží a zároveň nejsou v rozporu s naším přesvědčením. To samo o sobě může zvýšit úspěšnost projektů více než sebelepší metodologie.
